A pénzügyi év vége rohamosan közeledik, és minden nap kulcsfontosságú a bevételek beérkezésének felgyorsítása szempontjából. A Coface szakértőinek tanácsai és ügyfeleink bevált gyakorlatai segítségével megtudhatja, hogyan azonosíthatja a problémás követeléseket, hogyan tarthatja kézben a korosított követeléskimutatást, mozgósíthatja csapatait, valamint hogyan aknázhatja ki a digitális követeléskezelési megoldások előnyeit a teljesítmény növelése és a cash flow stabilizálása érdekében – még december 31. előtt.
Miért kulcsfontosságú stratégiai eszköz a korosított követeléskimutatás a cash flow javításában?
A magas kárhányadokkal, folyamatosan növekvő késedelmes fizetésekkel és gyorsuló fizetésképtelenséggel terhelt gazdasági környezetben a vállalatoknak sürgősen olyan megoldásokat kell találniuk, amelyek biztosítják a cash flow védelmét, valamint az ügyfél- és beszállítói kockázatok hatékony kezelését.
Ma a vállalati csődök 25%-a közvetlenül a ki nem fizetett követelésekhez köthető. Ez a pénzforgalmat közvetlenül fenyegető kockázat arra kényszeríti a döntéshozókat, hogy olyan eszközöket alkalmazzanak, amelyek biztosítják a határidőre történő pénzbehajtást. A ki nem fizetett számlák hátterében azonban gyakran egy kulcsfontosságú eszköz nem megfelelő használata áll: a korosított kimutatás (aging balance). Ez a riport világos, dinamikus képet ad a várható pénzáramlásról, részletezve a vevőköveteléseket, szállítói tartozásokat, esedékes összegeket és azok határidejét.
Túl gyakran csupán egyszerű számviteli kimutatásként használják, amelyet időnként pénzügyi ellenőrzések során tekintenek meg. Valójában azonban a korosított kimutatás a cash flow stabilitásának valódi mérőeszköze, és így vállalkozása pénzügyi egészségének kulcsa. Egy pillantással láthatja, mely ügyfelek vannak nehéz helyzetben és merülhet fel nemfizetés az esetükben, valamint előre jelezheti, mely beszállítói kifizetéseket kell elsőbbséggel teljesíteni.
A korosított kimutatás rendszeres, heti ellenőrzése lehetővé teszi, hogy szinte valós időben észlelje az egyes ügyfelek késedelmes fizetéseinek növekedését. Ez a folyamatos átláthatóság kulcsfontosságú a cash flow igények előrejelzéséhez, a megalapozott stratégiai döntések meghozatalához és a követeléskezelési folyamatok hatékony irányításához. Ennek az eszköznek az elhanyagolása vagy nem megfelelő használata komoly kockázatot jelenthet, gyengítheti vállalkozását, sőt veszélyeztetheti annak pénzügyi stabilitását.
A korosított kimutatás a pénzügyi folyamatok egyik legfontosabb eleme: ha a vártnak megfelelő pénzbeáramlás elmarad, az gyorsan cash flow problémákhoz vezethet, ami komoly nehézséget okoz a vállalatnak saját beszállítói kötelezettségeinek teljesítésében. Ez a jelenség nem más, mint a dominóhatás.
- Nathalie Paris, a Coface Franciaország, Európa és Nyugat-Afrika kár- és követeléskezelési igazgatója.
Korosított követeléskimutatás és problémás tartozások: mire érdemes figyelni?
A korosított kimutatás rendbetétele nem egyszerű adminisztratív feladat, hanem stratégiai lépés, amely szigorú módszertant és jól felépített folyamatokat igényel. A cél nem csupán a késedelmek azonosítása, hanem azok okainak feltárása és a vállalat pénzügyi stabilitására gyakorolt hatásuk pontos megértése.
Az első lépés annak biztosítása, hogy minden nyilvántartott követelés valóban létező és esedékes legyen, megfelelő dokumentációval alátámasztva – például számlákkal, szállítólevelekkel, teljesítésigazolásokkal és kapcsolódó levelezéssel. Vizsgálja meg az esetleges vitás ügyeket, számlázási hibákat vagy duplikációkat, és tárjon fel minden rendellenességet, hiszen a részletekben rejlik a kockázat. Egy ügyféltörténet jól szemlélteti ennek jelentőségét: egy vállalat közel 1 millió fontnyi ki nem fizetett követelést fedezett fel pusztán egy számlázási hiba miatt. A követelésportfólió rendszeres ellenőrzése lehetővé tette volna a hiba gyors korrigálását és a pénzügyi veszteség elkerülését.
Miután a követeléseket érvényesítette, következik a behajtási intézkedések rangsorolása. A közhiedelemmel ellentétben a leghatékonyabb megközelítés az, ha először a legrégebbi és legnagyobb összegű tartozásokat kezeli, mivel ezek jelentik a legnagyobb terhet a cash flow-ra. Ehhez célszerű három kategóriába sorolni a követeléseket:
- D+30 napos esedékességűek
- D+60 napos esedékességűek
- D+90 napos esedékességűek
Ha azt tapasztalja, hogy jelentős mennyiségű, 90 napnál régebbi tartozás halmozódott fel, elengedhetetlen egy célzott akcióterv kidolgozása. Amennyiben ezek a követelések a korosított kimutatás több mint 10%-át teszik ki, azonnali lépésekre van szükség. Ha pedig meghaladják a 15%-ot, sürgősen be kell vezetni hatékony behajtási megoldásokat, valamint biztosítani kell a ki nem fizetett követelések elleni védelmet.
- Rachid Aoulad Hadj, a Coface követeléskezelési értékesítési igazgatója Franciaországban, valamint Európa és Nyugat-Afrika régióban
A korosított kimutatás nyomon követése során elengedhetetlen, hogy egyértelmű figyelmeztető jelekre támaszkodjon, amelyek lehetővé teszik a gyors és hatékony reagálást. Ilyen jelzések lehetnek például:
- a behajtási arány csökkenése,
- a kapcsolattartó személyek változása,
- fizetési ütemezések újratárgyalása,
- válaszok hiánya a megkeresésekre és emlékeztetőkre,
- a panaszok számának növekedése.
A „minőségi” jelzések mellett elengedhetetlen a „mennyiségi” mutatók alkalmazása, amelyek irányítópultokon és mutatószámokon keresztül követhetők. Ilyen mutatók például a DSO (Days Sales Outstanding) vagy a CEI (Collection Effectiveness Index), amely a tényleges pénzbehajtási képességet méri. Amennyiben a CEI – amely jellemzően 90% körül alakul – csökken a heti vagy havi mérések során, az komoly figyelmeztető jelnek tekinthető. A mutatók gondos nyomon követése lehetőséget biztosít a nehézségek előrejelzésére, a fizetési feltételek rugalmas alakítására, a behajtási intézkedések megszervezésére, illetve akár a kereskedelmi hitelbiztosítás igénybevételére.
Korai emlékeztetők, szabályozás és közös együttműködés: gyorsan megvalósítható lépések
A beérkező pénzek felgyorsításának egyik leghatékonyabb eszköze a megelőző emlékeztető rendszer bevezetése. Ezeknek az intézkedéseknek a sikeressége azonban nagymértékben függ a vállalat belső struktúrájától: a folyamatoknak világosnak, minden érintett számára ismertnek és következetesen betartottnak kell lenniük. Az esedékesség előtt küldött előzetes értesítések lehetővé teszik a vitás ügyek korai azonosítását, biztosítják a cash flow folyamatos áramlását, és segítenek elkerülni az év végi kritikus helyzeteket.
Összességében érdemes időzített emlékeztetőket alkalmazni, amelyek az ügyfelek profiljához igazodnak. Egyes ügyfelek kifejezetten értékelik az esedékesség előtti figyelmeztetést, míg mások kevésbé. Érdekesség, hogy azok, akik kifogásolják a megelőző értesítéseket, jellemzően pontosan teljesítik fizetési kötelezettségeiket. A személyre szabott megközelítés lehetővé teszi, hogy az emlékeztetési folyamatot úgy alakítsa, hogy biztosítsa a folyamatos cash flow-t, miközben megőrzi az üzleti kapcsolat minőségét. Éppen ezért kulcsfontosságú a ki nem fizetett számlák okainak rendszerezett kódolása – legyen szó árproblémákról, hiányzó tételekről vagy szállítási hibákról. Ez a gyakorlat lehetővé teszi célzott korrekciós intézkedések meghozatalát, valamint a vállalat más részlegeinek bevonását a kereskedelmi viták gyors és hatékony megoldása érdekében.
A követeléskezelési stratégia sikeressége nem kizárólag a pénzügyi csapaton múlik. Az értékesítési, ügyfélszolgálati, sőt a logisztikai csapatok bevonása kulcsfontosságú: minden olyan munkatárs, aki kapcsolatban áll az ügyféllel, hozzájárulhat a fizetési akadályok elhárításához.
Nem célszerű megvárni az esedékességi dátumot, majd ekkor küldeni az első emlékeztetőt, és csak ekkor szembesülni egy vitás üggyel. Egy ilyen helyzet rendezése akár hónapokig is elhúzódhat.
„Az utánkövetési intézkedések és a ki nem fizetett követelések okainak kódolására szolgáló rendszer segítségével pontosabban minősítheti és rendezheti a korosított kimutatást. Emellett lehetőség nyílik belső kommunikációs kampány indítására a vitás ügyek gyors megoldása érdekében, hogy vállalata a lehető leghamarabb pénzhez jusson.”
- Farah Anezot, a JJA Group hitelkockázati szakértője.
Digitális követeléskezelés és kiszervezés: a teljesítmény optimalizálásának kulcstényezői
Az automatizáció és a digitalizáció, amelyet az új technológiák kínálnak, alapjaiban formálja át a kereskedelmi követelések kezelését. Az ERP-, CRM- és scoring-megoldások révén a követeléskezelési ökoszisztéma folyamatosan fejlődik, és a digitális eszközök ma már nélkülözhetetlenek a megbízható adatkezeléshez, az ismétlődő feladatok automatizálásához, valamint ahhoz, hogy vállalata pénzügyi helyzetéről teljes, 360 fokos képet kapjon.
- ERP (Enterprise Resource Planning)rendszerek: központosítják a pénzügyi folyamatokat, automatizálják az emlékeztetők kiküldését, és korosítva rendezik a követeléseket.
- CRM (Customer Relationship Management): segítenek megérteni az üzleti kontextust, mielőtt kapcsolatba lépne ügyfelével.
- Scoring megoldások: lehetővé teszik az ügyfelek pénzügyi stabilitásának felmérését, és a behajtási intézkedések fókuszálását a legfizetőképesebb partnerekre.
- Kooperatív eszközök: például vitakezelő rendszerek, amelyek felgyorsítják az információáramlást és a problémák megoldását.
A JJA Group tapasztalata jól szemlélteti a digitalizáció és az automatizáció előnyeit. A vállalat nemrég vezette be a MyDSO digitális követeléskezelő megoldást, amely jelentős hatékonyságnövekedést eredményezett.
Az eredmények önmagukért beszélnek: a behajtás sikerességi aránya egyetlen év alatt 80%-ról 90%-ra emelkedett. Az operatív teljesítmény javulásán túl ezek az eszközök értékes időt szabadítanak fel a magasabb hozzáadott értékű feladatok számára, és hozzájárulnak az ügyfélkapcsolatok minőségének javításához.
A manuális teendőkre fordított idő ma már kapcsolatépítésre használható – így erősebb, hosszú távú üzleti kapcsolatok alakíthatók ki a partnerekkel.
- Farah Anezot, a JJA Group hitelkockázati szakértője.
Végső megoldásként érdemes megfontolni a követeléskezelés kiszervezését és szakértő bevonását, amikor a belső intézkedések elérték a határaikat – különösen nagy, összetett vagy nemzetközi követelésállomány esetén. Egy elismert külső szakértő bevonása nemcsak szakmai hozzáadott értéket jelent, hanem azonnali pszichológiai hatást gyakorol az adósokra, ami felgyorsíthatja a fizetési folyamatot.
Ha a követelésbehajtást egy szakértő szolgáltatóra, például a Coface-ra bízza, vállalata ismét prioritássá válik az adós fizetési döntéseiben, miközben Ön továbbra is a saját üzleti tevékenységére összpontosíthat.
- Rachid Aoulad Hadj, a Coface követeléskezelési értékesítési igazgatója Franciaországban, valamint Európa és Nyugat-Afrika régióban.
Végül a korosított kimutatás proaktív kezelése erősíti vállalata hitelességét a pénzügyi partnerek – például bankok vagy kereskedelmi hitelbiztosítók – szemében, akik így nagyobb valószínűséggel nyújtanak finanszírozást vagy garanciát, még feszült piaci körülmények között is.
Tegye meg az első lépést!
A pénzügyi év vége gyorsan közeledik, és minden nap számít, amikor a cash flow biztosításáról van szó. Ne hagyja, hogy a kintlévőségek és a korosított kimutatás lassítsa vállalkozása növekedését.
Lépjen kapcsolatba szakértői csapatunkkal, hogy felmérjük az igényeit, és bemutassuk az iparágára és földrajzi területére szabott hitelbiztosítási és követeléskezelési megoldásainkat.
