A kintlévőségek behajtása minden vállalkozás számára kulcsfontosságú a hosszú távú működés biztosításához. Egy ki nem fizetett számla komoly problémát jelenthet – főként akkor, ha az ügyfél fizetésképtelenné válik. Ilyenkor a követelés elveszik, és ez akár a cég saját pénzügyi stabilitását is veszélybe sodorhatja. Éppen ezért a legfontosabb lépés az, hogy megóvjuk vállalatunkat partnereink fizetésképtelenségétől – vagy akár megelőzzük sajátunkét. A jó hír: léteznek hatékony megoldások.
Mi az a fizetésképtelenség?
Fizetésképtelenségről akkor beszélünk, ha egy természetes vagy jogi személy nem tudja esedékességkor teljesíteni pénzügyi kötelezettségeit. Vállalkozások esetén ez jellemzően akkor következik be, amikor a cég tartozásai meghaladják a saját tőkét és az eszközeinek értékét – vagyis nincs elegendő forrása adók, hitelek, beszállítói számlák kifizetésére.
Ez a kritikus pénzügyi helyzet általában a fizetési kötelezettségek felfüggesztésének bejelentéséhez vezet, ugyanakkor a fizetésképtelenség nem feltétlenül jelent csődöt: bizonyos esetekben még lehetőség van mentőintézkedésekre, mielőtt a helyzet visszafordíthatatlanná válna. Az érintett vállalatnak ezért a lehető leghamarabb reagálnia kell, hogy megelőző lépéseket tehessen.
Amennyiben a fizetésképtelenség ténye megállapítást nyer, és nem látszik egyértelmű megoldás, annak súlyos következményei lehetnek a hitelezőkre nézve is: a követelések nagyságától függően akár az ő pénzügyi stabilitásuk is veszélybe kerülhet. Éppen ezért minden vállalkozásnak célszerű előre gondoskodnia az ügyfelek fizetésképtelenségéből eredő kockázatok kezeléséről – például hitelbiztosítás megkötésével.
Azonnali vagy általános fizetésképtelenség
Általánosságban kétféle fizetésképtelenséget különböztetünk meg:
- Likviditási fizetésképtelenség: amikor egy vállalat nem tudja teljesíteni rövid távú kötelezettségeit a rendelkezésre álló készpénz hiánya miatt. Ilyen esetben – amennyiben a cég pénzügyi kilátásai kedvezőek – haladék adható a helyzet rendezésére.
- Mérleg szerinti fizetésképtelenség: amikor a vállalat eszközeinek értéke alacsonyabb, mint a kötelezettségei összege. Ez azt jelenti, hogy még akkor sem tudná visszafizetni tartozásait, ha minden vagyonát értékesítené. Ez a helyzet általában csődeljáráshoz vezet.
A vállalati fizetésképtelenség fő okai
A pénzügyi problémák mögött több tényező is állhat – gyakran ezek együtt vezetnek a fizetésképtelenséghez. Íme a leggyakoribb okok:
Ahhoz, hogy valóban megértsük a fizetésképtelenség fogalmát – és el is tudjuk kerülni –, meg kell tanulnunk felismerni a kockázatot jelző helyzeteket és jeleket. Egy vállalkozás napi működésének forgatagában könnyen előfordulhat, hogy a vállalkozó csak akkor döbben rá a helyzet súlyosságára, amikor már nincs visszaút. Számos tényező vezethet fizetésképtelenséghez, és a valóságban ezek gyakran együtt járnak.
Elhibázott pénzügyi döntések
A készpénzforgalom kezelése, a pontos pénzügyi előrejelzések, a készletszintek optimalizálása – mindez bonyolult feladat. Egyetlen hiba is komoly problémát okozhat.
Túladósodottság
Csábító lehet bankoktól vagy pénzügyi partnerektől hitelt felvenni a gyorsabb növekedés érdekében. Fontos azonban az óvatosság, mivel a hitelek felhalmozása visszaüthet, és a vállalatot túlzott eladósodottságba sodorhatja, likviditási nehézségeket okoz, és ellehetetleníti a szállítók felé történő kifizetéseket. Ezt a helyzetet minél előbb fel kell ismerni, hogy olyan visszafizetési terv készülhessen, amely pénzügyileg is fenntartható.
Bevételcsökkenés
A jelentős forgalomcsökkenés megnehezítheti az adósságok kifizetését. Ügyfélvesztés, piaci részesedés csökkenése, fokozódó verseny – a vállalatnak mindig résen kell lennie, és a lehető leggyorsabban hozzá kell igazítania a beszerzéseit az értékesítési volumen változásaihoz.
Kedvezőtlen gazdasági környezet
Kevésbé látványos módon ugyan, de egy gazdasági válság, hirtelen szabályozási változások vagy a kamatlábak gyors emelkedése is negatívan befolyásolhatja a vállalat pénzügyi helyzetét.
Rossz stratégiai döntések
Kockázatos befektetések, rosszul megtervezett terjeszkedések vagy hibás stratégiai döntések szintén hozzájárulhatnak a fizetésképtelenséghez. Ha a vállalat nem tud alkalmazkodni a piaci változásokhoz, az könnyen felgyorsíthatja ezt a folyamatot.
Hogyan védekezhet a fizetésképtelen vagy kockázatos vevőkkel szemben?
A legjobb megoldás a megelőzés. Néhány gyakorlati lépés, amellyel minimalizálhatja a nemfizetés kockázatát:
Fizetőképesség ellenőrzése
Mielőtt új ügyféllel szerződnénk, érdemes előzetesen ellenőrizni és folyamatosan figyelemmel kísérni a fizetőképességét. Ez történhet credit riportok, pénzügyi beszámolók elemzése vagy kereskedelmi referenciák bekérése révén. E feladatok elvégzésére üzleti információkra szakosodott cégek is megbízhatók.
Világos és egyértelmű szerződések
Az ügyfelekkel kötött szerződéseknek különösen a fizetési feltételek tekintetében kell egyértelműnek lenniük. Tartalmazniuk kell késedelmes fizetés esetére vonatkozó szankciókat, valamint a nemfizetés esetén alkalmazandó intézkedéseket.
Proaktív követeléskezelés
Elengedhetetlen egy szigorú követelésfigyelő rendszer kialakítása – kivéve, ha a követeléskezelést kiszervezzük. A lejárat előtti fizetési emlékeztetők küldése, a rendszeres kapcsolattartás és az azonnali reagálás az első késedelem esetén segít megérteni a helyzetet és megoldásokat találni.
Hitelbiztosítás kötése
A hitelbiztosítás védelmet nyújt az ügyfél fizetésképtelenségéből eredő veszteségekkel szemben. Általában a ki nem fizetett követelések egy részét téríti meg, és kártérítési szolgáltatásokat is tartalmaz.
Vevőportfólió diverzifikálása
A túl kevés vevőre való támaszkodás kockázatos. Minél több, különböző ágazatokból származó ügyféllel dolgozunk, annál jobban védve vagyunk egy-egy ügyfél csődje vagy egy adott szektor válsága ellen.
Figyelmeztető jelek, hogy ügyfele fizetésképtelenné válhat:
A nemfizetés elleni védekezés első lépése, hogy felismerjük azokat az ügyfeleket, akiknél fennáll a fizetésképtelenség kockázata. Íme néhány figyelmeztető jel:
- Egyre később fizeti a számlákat;
- Szerződésmódosítást kezdeményez;
- Más beszállítók már nem dolgoznak vele;
- A működés fenntartásához elengedhetetlen hiteleket vesz fel;
- Szokatlan mértékben csökken az alkalmazottak száma.
A nyugtalanító jelek ezen nem teljes listájából az első néhányat könnyű észrevenni. Amennyiben akár csak a legkisebb kétsége is felmerül, ne habozzon hitelkockázati ellenőrzést kérni erre szakosodott cégektől – fontos, hogy megvédje magát, és ne kerüljön hasonló helyzetbe.
Mit tehet, ha vevője fizetésképtelenné válik?
Minden elővigyázatosság ellenére is előfordulhat, hogy fizetésképtelen ügyféllel találja szemben magát. Ilyen helyzetben az alábbi lépések követése javasolt:
1- Kommunikáció és egyeztetés
Az első lépés, hogy felvegye a kapcsolatot az ügyféllel, és megértse a helyzetét. A cél egy részletfizetési megállapodás kialakítása vagy a tartozás részleges rendezésének elérése. Még ha az ügyfél fizetésképtelen is, általában rendelkezik olyan eszközökkel, amelyekből legalább a tartozás egy része kifizethető. A nyitott, empatikus kommunikáció segíthet abban, hogy az Ön cége előrébb kerüljön a kifizetendő szállítók listáján.
2- Peren kívüli követeléskezelés
Ha a tárgyalás nem vezet eredményre, fontos hivatalos, de peren kívüli úton megkísérelni a követelés behajtását – például emlékeztetők és fizetési felszólítások útján. Szükség esetén követeléskezelő cég is bevonható.
3- Jogi útra terelés
Amennyiben a peren kívüli próbálkozások sikertelenek, a következő lépés a jogi eljárás megindítása – amelyhez igazolni kell, hogy korábban megpróbálták békés úton rendezni az ügyet. Egy ügyvéd nagy segítséget jelenthet fizetési meghagyás vagy felszámolási eljárás kezdeményezésében. 10 000 eurót meghaladó tartozás esetén az ügyvédi képviselet kötelező, ha az adós kifogást emel.
4- Kétes követelésekre képzett céltartalék
A negyedik lépés – amelyet a fizetési hajlandóság függvényében bármikor mérlegelhet – a kétes követelések céltartalékolása. Ez annak elismerését jelenti, hogy fennáll a veszélye annak, hogy a követelés nem térül meg, és erre pénzügyileg is fel kell készülni. Könyvelésben ez a következő módon történik:
- Tartozik: 416 – Kétes követelések
- Követel: 411 – Vevők
Ez lehetővé teszi, hogy a nemfizetés pénzügyi hatását mérje, és időben megelőző intézkedéseket tegyen.
Fontos megkülönböztetni a kétes követeléseket a behajthatatlan követelésektől, amelyek esetében már végleges veszteségről beszélünk – ez utóbbi esetben lehetőség nyílik az áfa visszaigénylésére is.
5- Tanulságok levonása és folyamatok módosítása
Összegzésként, az ilyen tapasztalatok lehetőséget adnak arra, hogy finomítsa kereskedelmi gyakorlatait, és csökkentse a hasonló helyzetek jövőbeni kockázatát. Érdemes felülvizsgálni a fizetőképesség-ellenőrzési folyamatokat, javítani a szerződéses feltételeket, és megerősíteni a követeléskezelési rendszert.
Tipp: Adja át követeléseit!
Ha minden erőfeszítése ellenére is kétségei vannak egyes követelések behajthatóságával kapcsolatban, érdemes tudnia, hogy lehetőség van ezek átadására erre szakosodott cégek részére. Ezek a vállalkozások átveszik a követeléskezelési teendőket, és a számla értékének egy meghatározott százalékát kitevő jutalékot számítanak fel.
A Coface behajtja követeléseit Magyarországon és külföldön, Önnek pedig csak sikeres behajtás esetén kell fizetnie.
> Kérjen árajánlatot szakértőinktől!
A fizetésképtelenség komoly kockázat minden vállalkozás számára, de tudatos lépésekkel kezelhető és minimalizálható. A Coface, mint a világ egyik vezető hitelbiztosítója, segít ügyfeleinek a nemfizetés elleni védelemben – Magyarországon és nemzetközi szinten egyaránt.
Tudjon meg többet a hitelbiztosításról!
